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Erfolgreich Planen mit System | Werkstattplanung im Agrarhandel

Die Werkstatt ist gerade im Landmaschinenhandel nicht nur ein wichtiger Renditebringer, sondern vielmehr auch das Aushängeschild für die Leistungsfähigkeit des Unternehmens und damit ein essenzieller Baustein zur Kundenbindung. Die Erwartungen von Kundenseite sind dementsprechend hoch: Reibungslose Abläufe, qualitativ hochwertige Arbeit an den technisch anspruchsvollen Maschinen und Terminsicherheit stehen ganz oben auf der Anforderungsliste. Dazu kommen zusätzliche Serviceleistungen wie die Bereitstellung von Ersatzmaschinen oder die proaktive Benachrichtigung nach erfolgreicher Erledigung der Reparatur.

Vor dem Hintergrund der hohen Innovationskraft in der Landtechnik verwundert es in dem Zusammenhang allerdings umso mehr, dass sich beim wichtigen Thema der Werkstatt-planung im Landmaschinenhandel das althergebrachte, papierbasierte Terminbuch nach wie vor großer Beliebtheit erfreut.

Abb. 1: Terminplanung mit Hilfe eines klassischen Terminbuchs

Die daraus entstehenden Probleme sind hinlänglich bekannt:

  • Arbeiten, die sich in der Werkstatt aufstauen, weil zu viele Aufträge gleichzeitig angenommen wurden
  • Mitarbeiter oder Spezialwerkzeuge sind für spezielle Arbeiten nicht verfügbar
  • Arbeitsplätze sind aufgrund größerer Reparaturen längerfristig belegt

Hinzu kommt, die Planung und Organisation der Arbeiten, die bei Kunden vor Ort zu erledigen sind. Kommt es zu einem „Break Down“ eines Traktors oder eines Mähdreschers, ist das Chaos schnell perfekt.

Die aus einer schlecht organisierten Werkstattplanung entstehenden Leerlaufzeiten wirken sich zusätzlich negativ auf die Produktivität der Werkstatt aus, ebenso wie Kapazitäts-schwankungen, die vor allem während saisonaler Spitzenzeiten verstärkt auftreten. Zu guter Letzt kommt neben dieser innerbetrieblichen Problematik noch ein wesentlicher und nicht zu unterschätzender Faktor hinzu: Unzufriedene oder gar verärgerte Kunden am Ende des gesamten Serviceprozesses.

Wenn man letzten Endes ehrlich zu sich selbst ist, sind die oben beschriebenen Herausforderungen im Werkstattgeschäft ohne entsprechende Tools kaum noch zu stemmen. Dies bedeutet im Umkehrschluss nicht, dass man sofort von „0 auf 100“ hochfahren muss, um mehr Struktur in die eigene Termin- und Auftragsplanung zu bekommen. Vielmehr kann dies auch schrittweise erfolgen, wobei bereits die Nutzung gängiger Hilfsmittel zu einer deutlichen Verbesserung führen können.

Stufe 1:

Möchte man nicht direkt in eine komplett neue Software investieren, bietet sich die Planung und Dokumentation von angenommen Aufträgen mit Hilfe einer Excel-Liste an, in der alle relevanten Daten und Fakten erfasst werden und kontinuierlich fortgeschrieben wird (vgl. Abb. 2).

Abb. 2: Terminplanung mittels Excel-Tabelle

Selbstverständlich kann die Planungstabelle an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Darüber hinaus bietet sie den Vorteil, dass sie von allen Beteiligten einzusehen ist und auch kleinere Probleme wie z.B. eine schwer leserliche Handschrift eliminiert werden. Erwähnt sei an dieser Stelle, dass die Planungsliste durch einen Planer für Leihmaschinen ergänzt werden kann, so dass allen Beteiligten klar ist, wo welche Maschinen bis wann im Einsatz sind.

Stufe 2:

Eine weitere Ausbaustufe stellt die Nutzung bekannter Tools dar, deren Nutzung wir im beruflichen Alltag entsprechend gewohnt sind. So lassen sich z.B. die Grundfunktionen von Programmen wie Outlook auch für die Planung des Werkstattbereichs nutzen:

  • Kalenderfunktion zur Dokumentation von Annahmeterminen
  • Aufgabenlisten zur Dokumentation einzelner Aufträge, die – entsprechend der jeweiligen Auftragsart – auch farblich gekennzeichnet werden können
  • Der Status „Aufgabe erledigt“ kann darüber hinaus in Prozent angegeben werden, was z.B. am Ende eines Arbeitstages sinnvoll ist, wenn es u.a. um die Planung der Überhänge für den Folgetag geht
  • Selbstverständlich können Aufgaben entsprechend zugewiesen werden, sofern alle relevanten Mitarbeiter in der Werkstatt mit dem System arbeiten

Stufe 3

Die finale Ausbaustufe stellt der Einsatz EDV-basierter Planungssysteme dar, die im Idealfall an das jeweilige Warenwirtschaftssystem des Händlers „angedockt“ sind.  Wesentliche Bestandteile solcher Planungssysteme sind u.a. die Termindisposition unter Berücksichtigung freier Kapazitäten, die Zuteilung von Mitarbeitern, die Festlegung von Fertigstellungs- und Überhangterminen sowie deren optische Darstellung.

Manche Anbieter von Warenwirtschaftssystemen haben diese Module bereits selbst im Angebot, stellenweise können externe Lösungen an das jeweilige Warenwirtschaftssystem angeflanscht werden. Existiert darüber hinaus z.B. eine Schnittstelle zur Zeiterfassung in der Werkstatt, steht einer integrierten Werkstattsteuerung systemtechnisch nichts mehr im Wege. Dies bedeutet im Umkehrschluss allerdings nicht, dass die Werkstattplanung damit automatisch erfolgt; der Werkstattleiter muss auch bei der Nutzung dieser Systeme ein „organisatorisches Händchen“ haben, damit in der Werkstatt selbst kein Chaos entsteht.

In dem Zusammenhang kommen wir zu einem weiteren wichtigen Punkt, nämlich zur „Übersetzung“ der Planung im System zu einer greifbaren und sichtbaren Planung für den einzelnen Mechaniker. Hier hat sich in den letzten Jahren immer häufiger der Einsatz sogenannter Werkstattplanungstafeln durchgesetzt, auch wenn diese anfangs skeptisch beäugt wurden („das mag in Autowerkstätten funktionieren, aber nicht bei uns im Landmaschinenhandel“).

Abb. 3: Werkstattplanung mittels Planungstafel

Typische Merkmale für eine optimale Nutzung der Werkstattplanungstafel sind u.a.:

  • Kennzeichnung einzelner Auftragsarten mit Hilfe unterschiedlich farbiger Auftragsmappen
  • Zuweisung einer Auftragsleiste für jeden Mechaniker sowie „Stecken“ der Auftragsmappen, für die der Einzelne verantwortlich ist
  • Einrichtung einer Leiste für Aufträge, für deren Erledigung noch Teile fehlen
  • Einrichtung einer Leiste für Aufträge, die erledigt sind und zur Endkontrolle anstehen

Ergänzt wird die Nutzung der Werkstattplanungstafel idealerweise durch eine morgendliche Kurzbesprechung mit dem gesamten Werkstattteam sowie Kollegen aus dem Teilebereich, die i.d.R. nicht länger als 15 Minuten dauert und im Rahmen derer der Tagesablauf kurz durchgesprochen wird und offene Punkte geklärt werden.

Unabhängig davon, für welche Ausbaustufe man sich im Rahmen der Werkstattplanung letzten Endes entscheidet – durch die Abkehr vom traditionellen Terminbuch kommt mehr System in den gesamten Serviceprozess, an dessen Ende zufriedenere Kunden stehen.

Dieser Artikel wurde in der AGRARTECHNIK 04/2021 publiziert.

Stefan Meisenzahl

Stefan Meisenzahl